Les Casquettes d'un dirigeant de BTP
Si vous êtes dirigeant d’une entreprise de BTP, cet article vous concerne
Avez-vous déjà mesuré le temps qu’il vous fallait pour honorer les obligations administratives, commerciales ou RH qui incombent au bon fonctionnement de votre entreprise. Autant de temps que vous ne passez pas à la réalisation ou l’avancement de vos chantiers, autrement dit du temps que vous ne facturez pas ! Et entre nous, vous aimez cela, vous occuper de la paperasse ? Voici une liste non exhaustive des tâches récurrentes ou occasionnelles dont vous devez vous acquitter.
La Casquette administrative
Pour la partie administratives, chaque mois, vous devez vous acquitter des tâches suivantes :
- Contrôle de vos factures fournisseurs (contrôle et copies à archiver et/ou enregistrements logiciel pour calculer la rentabilité de vos chantiers).
- Règlement de vos factures fournisseurs à échéance.
- Envoi des éléments comptables à votre Cabinet pour le calcul de la TVA (avec une date butoir).
- Recherche de dossier d’appels d’offres et réponses aux consultations.
- Présence aux réunions de chantier (en moyenne 1 fois /semaine pour chaque chantier).
Vous devez également à certains niveaux d’avancements de vos chantiers, réaliser les documents suivants :
- PPSPS (Plan Particulier de Sécurité et de Protection de la Santé) en début de chantier voir même avant le démarrage à adresser aux différents intervenants (Maitre d’Ouvrage, Maître d’Œuvre, Cordonnateur SPS etc…).
- DOE (Dossier des Ouvrages Exécutés) à la fin du chantier afin de garder une traçabilité sur les produits utilisés).
- Demande de cautions bancaires auprès de votre banque afin d’éviter les 5 % de retenue de garantie.
- Contrat de sous-traitance à rédiger ou à signer.
- Obtenir les attestations juridiques, fiscales ou sociales à jour des paiements, nécessaires pour les appels d’offres, les contrats de sous-traitance que vous pourriez signer etc… (entre 3 et 6 mois de validité selon les organismes)
La Casquette commerciale
Pour la partie commerciale, vous avez également des tâches récurrentes à accomplir chaque mois afin d’assurer la pérennité de votre entreprise.
- La rédaction, l’envoi et le suivi de vos devis.
- La réclamation et le suivi des acomptes avant travaux.
- La réclamation des attestations de TVA auprès de vos clients (taux réduits pour les logements de plus de 2 ans).
- La rédaction de vos procès-verbaux de réception de chantiers.
- La signature et l’envoi des levées de réserves.
- La rédaction, l’envoi et le suivi de vos factures clients.
- Les relances des règlements arrivés à échéance.
La Casquette
RH
La Casquette RH ne doit pas être négligée puisqu’elle vous permet de fidéliser vos salariés mais elle demande également du temps pour :
- Le calcul des heures de travail de vos salariés (vérifier les éventuelles absences injustifiées).
- Le calcul des éléments variables (heures supplémentaires, paniers, déplacements, visite médicale, prime exceptionnelle etc…).
- La transmission des éléments à votre cabinet social pour l’établissement des bulletins de salaires généralement en fin de mois ou début du mois suivant.
et à titre ponctuel
cette fonction du chef d’entreprise nécessitera également :
La déclaration de nouveaux salariés (DPAE).
La programmation des visites médicales.
- La rédaction ou mise en place des courriers ou procédures de licenciement, rupture conventionnelle, avertissement, mise à pied etc …).
- La mise à jour des demandes de congés payés sur le site concerné (procédure particulière pour le BTP).
- Le recrutement de personnel permanent et la rédaction des documents qui en découle
- Les demandes de personnel intérimaires et l’envoi des documents à l’agence (contrats, relevés d’heures, etc…)
Le manquement à certaines de ces tâches peut avoir des répercussions financières non négligeables (majorations, pénalités de retards, réputation auprès de vos clients, démissions de vos salariés etc…)
Savez-vous que quelques heures par semaine peuvent suffire à vous débarrasser de certaines tâches chronophages et anxiogènes et vous permettre de vous consacrer à votre cœur de métier, le BTP ?
photo Dany Salliot https://danzayan.com/
Avec La Casquette Bleue, vous pouvez tester sans engagement (grâce à une période test de 3 mois), la pertinence d’une collaboration externalisée en maîtrisant votre budget.
Vous décidez du temps et des modalités (présentiel ou distanciel / votre matériel ou le mien / votre mode de fonctionnement etc…).
