Entrepreneuriat : L'organisation
pour une gestion efficace
Organisation : en notre qualité de chef d’entreprise, nous savons que notre principale contrainte c’est le temps ! Avec les nombreuses choses à exécuter dans une journée, il est indispensable de s’équiper de bons outils de travail, pour non seulement ne rien omettre mais surtout pour économiser ce « temps » si précieux que nous pouvons alors utiliser à d’autres tâches et ainsi être plus compétitif et s’éviter les surcharges mentales des « journées à rallonge ».
Aujourd’hui, vous pouvez, même en étant dirigeant d’une TPE, bénéficier d’outils performants à faibles coûts.
Le tableau Excel pour une meilleure organisation
La gestion saine d’une entreprise commence par une bonne organisation : il est très difficile, voire impossible de penser à tout !
Dans la vie personnelle on fait des listes pour ne rien oublier (les courses, les activités des enfants, les factures à régler…) Pourquoi ne pas appliquer cette méthode dans votre entreprise ?
Pour ma part je suis assez « fan » des tableaux Excel, peu onéreux, faciles à mettre en place et très pratiques à utiliser.
Je m’en sers pour la gestion commerciale (devis, relances et calculs de performances), pour ma comptabilité (TVA à régler, évolution du CA), le suivi des dossiers d’appels d’offres de mes clients (DLRO, date de visite obligatoire, négociation et résultat), le calcul de mes notes de frais, le rappel de mes échéances fiscales... Et la liste n’est pas exhaustive !
Vous pouvez trier, filtrer et partager les informations avec vos collaborateurs. C’est une méthode très efficace à moindre coût.
Le logiciel Adobe Acrobat, une pépite en matière de gain de temps
- Si vous devez régulièrement envoyer des documents paraphés, datés, signés et tamponnés comme des contrats par exemple.
- Si vous êtes également très souvent amenés à déposer des dossiers dématérialisés comme des réponses à des consultations d’appels d’offres.
- Si votre entreprise envoie de manière régulière des pièces à faire signer à vos clients ou fournisseurs comme des devis par exemple
Adobe Acrobat est fait pour vous
Il a révolutionné mon mode de fonctionnement en me permettant de gagner de précieuses heures de travail ! Avec ses nombreuses fonctionnalités, je peux adresser mes contrats de prestations de services en signatures électroniques, dans le cadre de la gestion de mes propres clients. Il est également pratique pour modifier les informations sur les dossiers récurrents pour un envoi dématérialisé comme les réponses aux appels d‘offres de mes clients.
Croyez bien que lorsque vous avez 10 dossiers à déposer par semaine, le gain de temps est juste fabuleux sans parler des économies de papier car vous n’avez plus besoin d’imprimer tout ça pour moins de 20 euros par mois !
L’IA pour une aide précieuse
Je suis consciente que l’Intelligence Artificielle peut faire peur mais en l’utilisant avec parcimonie, elle peut s’avérer utile si vous ne souhaitez pas perdre du temps avec des tâches inutiles voire anxiogènes ! Elle est capable en 5 mn de répondre à un mail en y mettant les formes, de vous aider dans la constitution d’un dossier technique, de vous trouver des informations pertinentes en un temps record. Vous gardez le contrôle mais avec une aide extérieure qui possède une capacité de réactivité et de connaissances inégalable avec l’être humain, même si on se sent un peu «super héros».
